一、前期對接與需求精準確認
 
1. 客戶與產品資質初篩：明確客戶為英國境外的制造商，精準界定服務覆蓋范圍——僅針對英格蘭、威爾士、蘇格蘭（GB市場），北愛爾蘭需單獨對接歐盟授權代表服務。核實產品是否屬于UKCA認證強制范疇，如電子設備、玩具、醫療器械、個人防護裝備等，排除無需強制指定英代的品類。
2. 合規要求與風險溝通：向客戶明確英代的法定必要性，說明脫歐后歐盟授權代表不再適用于GB市場，無英代將面臨產品扣留、電商下架、市場禁入等風險。解讀核心適用法規，如普通消費品遵循《英國市場監管法規（UK GPSR）》，醫療器械遵循《UK MDR 2002》等。
3. 定制化服務方案輸出：根據產品類型（普通消費品/醫療器械）、銷售渠道（亞馬遜等），提供包含服務范圍、費用標準、響應時效的方案。對醫療器械客戶額外標注MHRA注冊、不良事件上報等專項服務內容。
 
二、資料收集與合規性審核
 
1. 標準化資料清單交付：向客戶提供分類資料清單，確保覆蓋核心合規要素：
- 企業基礎文件：營業執照副本、法定代表人身份證明（需與制造商主體一致）；
- 產品合規文件：UKCA認證證書（或過渡期內有效的CE證書）、符合BS EN標準的測試報告、英文符合性聲明（DoC）；
- 技術與說明文件：英文技術文件（TCF，含風險分析、基本要求檢查表）、帶安全警告的英文用戶手冊；
- 特殊行業補充：醫療器械需額外提供產品預期用途說明、GMDN編碼相關資料。
2. 文件深度審核與整改：重點核查技術文件的完整性、符合性聲明的產品信息準確性，確認測試報告引用標準為英國認可的BS EN系列。對缺失關鍵參數、格式錯誤的文件出具書面整改建議，協助客戶補充完善。
3. 信息確認與補全：明確產品名稱、型號、規格及覆蓋品牌，記錄客戶是否有多品類擴展需求，避免協議覆蓋遺漏問題。
 
三、協議簽署與系統備案
 
1. 合規協議擬定。
2. 協議簽署與核驗：支持數字簽名與紙質簽署兩種方式，核驗簽署主體與制造商的一致性，避免非實際制造商簽約導致的合規失效風險。
3. 官方系統注冊備案：將制造商信息、產品詳情、授權協議提交至英國相關監管系統。對醫療器械客戶，專項協助完成MHRA注冊及進口商備案，獲取官方注冊信函；同步完成英代信息在UKCA認證相關驗證平臺的錄入。
 
四、協議出具與合規落地指導
 
1. 英代協議簽發：1-3個工作日內出具英國授權代表協議，明確標注證書編號、英代名稱、英國實體地址、服務有效期及覆蓋產品范圍，確保信息可追溯驗證。
2. 標識規范實操指導：提供UKCA標志與英代信息的標注模板，要求滿足：
- UKCA標志高度不低于5mm，清晰且永久可辨識；
- 英代信息需標注完整英國實體地址（非郵箱），可置于產品、包裝或說明書（空間不足時）。
3. 平臺合規支持：指導客戶在電商平臺上傳英代證書及標注示例，協助應對平臺合規審核，避免因信息不符導致產品下架。
 
五、日常服務與合規維護
 
1. 文件與注冊管理：建立加密數據庫存儲技術文件與合規證明，確保監管機構查驗時可即時調取；定期提醒客戶更新文件，醫療器械客戶專項跟進MHRA每1-2年的注冊更新要求。
2. 監管溝通與響應：作為制造商與MHRA等監管機構的唯一聯絡點，接收并傳遞合規問詢，配合監管抽查與調查，協助醫療器械客戶完成PMS系統不良事件上報。
3. 合規動態同步：每月推送英國法規更新（如UKCA強制實施時間調整、標準修訂等），針對重點客戶提供UKCA認證與英代合規專項培訓。
4. 事故與投訴處理：協助處理產品質量投訴，接到安全事故通知后，協調制造商開展風險評估、原因調查及召回執行等工作。
 
六、續約與終止管理
 
1. 續約提醒與銜接：服務到期前3個月發送續約通知，同步核查產品信息是否有變更，提前鎖定合作意向。
2. 續約流程簡化：對無信息變更的客戶，免于重復提交基礎文件，僅需確認更新協議條款后快速完成備案續期。
3. 終止服務與銜接：客戶提出終止需求時，啟動過渡期服務，協助對接新英代服務商，完成技術文件移交與監管系統信息變更，確保合規連續性。